Termin-Findung leicht gemacht in der modernen Praxis
Sie benötigen einen Termin für mehrere Physiotherapie-Behandlungen? Sie möchten sich für einen Fitness-Kurs anmelden? Sie möchten bei Ihrem Heilpaktiker vorsprechen und brauchen einen Termin? Dann haben Sie verschiedene Möglichkeiten dafür. Beachten Sie dennoch, dass trotz Internet und moderner Terminmanagement-Software Ihre Mithilfe essenziell ist, damit es zu keinen Problemen oder Verzögerungen kommt. Zum einen sollten Sie – im Falle dass diese vorhanden sind – bereits zur Terminabsprache Ihr Rezept oder Ihre Überweisung bei der Hand haben. Das erleichtert es, Ihr genaues Anliegen in die Zeitplanung der jeweiligen Praxis einzutakten. Haben Sie noch kein Rezept? Fehlt vielleicht doch die Überweisung? Dann kontaktieren Sie zunächst Ihren Hausarzt und fordern die benötigten Unterlagen (eventuell auch telefonisch) an.
Modernes softwarbasiertes Praxismanagement
Moderne Praxen nutzen zur Planung Ihrer Kundentermine Software, die die Koordination deutlich vereinfacht. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Software optimiert Termine, entdeckt und schließt Lücken und sorgt so dafür, dass Ihre Wartezeit minimiert ist. Daher ist es noch viel wichtiger, als bei handgeführten Kalendern, dass Sie nicht mehr benötigte Termine zur Physiotherapie oder beim Heilpraktiker absagen. So können andere Patienten nachrücken und freuen sich über die verringerte Wartezeit. Auch Sie profitieren im umgekehrten Fall möglicherweise. Sagt ein Patient einen Termin ab und Sie selber haben ein akutes Anliegen, werden Sie im Regelfall telefonisch kontaktiert und eingeschoben.
Analog funktioniert das System bei vielen Fitness-Kursen. Wenn Sie sich bei unmöglicher Teilnahme rechtzeitig abmelden, können vakante Plätze gefüllt werden. Das spart Ihnen Geld und gibt anderen Kunden die Möglichkeit, kurzfristig an Kursen teilzunehmen, die sonst bereits gefüllt sind.
Telefon und Internet als Alternative zur persönlichen Termin-Absprache
Selbstverständlich können Sie in den meisten Praxen und Studios nach wie vor persönliche Ihre Termine vereinbaren. Das ist aber nicht mehr unbedingt nötig, denn mit Internet und Telefon haben Sie meist zwei weitere Kommunikationskanäle zur Verfügung.
Telefonische Terminabsprache
Der inzwischen beliebteste Weg der Terminabsprache ist der über das Telefon. Das ist verständlich und klappt zumindest in der Theorie sehr flott und komfortabel. Sie rufen in Ihrer Praxis oder im Studio an, schildern Ihr Anliegen und erhalten umgehend Terminvorschläge. Nachteilig wird die Situation in kleineren Praxen, da dort nicht immer Personal freigehalten werden kann, damit die Telefone dauerhaft belegt sind. In diesen Fällen können Sie aber meist eine Nachricht hinterlassen und werden baldmöglichst zurückgerufen. Etwas problematischer wird die Situation dann schon, wenn Sie einen Termin kurzfristig absagen müssen, jedoch niemand persönlich erreichbar ist.
Dennoch funktioniert die Termin-Absprache per Telefon für die meisten Menschen recht reibungslos und führt zum gewünschten Termin. Spätestens zum Termin sollten Sie – wie bereits erwähnt – ihre Unterlagen wie Überweisung und Rezept dann bei sich haben.
Online-Terminabsprache
Die Zeiten ändern sich und auch Naturheilpraxen und Physiotherapeuten passen sich diesen an. Das Internet ist allgegenwärtig und einige sehr moderne Praxen bieten Ihnen sogar einen Online-Terminservice an. Dort können Sie direkt aus einem online verfügbaren Kalender auf der Website Ihrer Praxis aus den verfügbaren Terminen für Ihr Anliegen auswählen. Oft müssen Sie die Diagnose auf der Überweisung oder dem Rezept zusätzlich in ein Eingabefeld eintragen, damit auch der richtige Ansprechpartner für Sie zur Verfügung steht. Die Terminänderung oder die Absage eines Termins funktioniert dann auch entsprechend einfach, genau wie die Eintragung.
Auch hier sollten Sie aber zusätzlich zu Ihrer E-Mail-Adresse Ihre Telefonnummer eintragen, um im Falle sehr kurzfristiger Terminänderungen oder Absagen von Seiten Ihrer Praxis erreichbar zu sein. Einen Notfall kann schließlich die bestorganisierteste Praxis nicht vorhersehen. Sie wird sich aber immer mit Ihnen in Verbindung setzen, um Wartezeiten und Probleme für beide Seiten zu minimieren.
